Para que “no te falte tiempo”, ni “estés con muchas cosas”

Aunque en los últimos tiempos hay cada vez más personas que están saturadas, que viven apagando incendios, atendiendo imprevistos que se les presentan en el día a día, invirtiendo mucho tiempo en ellos y que en realidad podrían dedicar a gestiones prioritarias, si tuviesen cierta previsión o habilidad para encarar las cosas de una manera diferente.

¿El resultado? Sienten que los pasos que dan en sus proyectos son chiquitos y que dan un pasito adelante cada tanto, o, peor, dan vueltas en círculo, sintiéndose como avasallados por exigencias cada vez más cuantiosas. Esto ya lo perciben el lunes… apenas comenzando la semana, desvaneciendo el positivo efecto del domingo a un inicio de pocos minutos, que desvanecen, al comenzar a sonar el interno, el celular corporativo y descargándose los correos entrantes.

La buena noticia, en el hipotético caso de que hayas coincidido con alguna de estas características que aparentemente se esparcen como un brote epidémico, es que esto puede mejorar o sea que tiene cura.

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A continuación 5 ayuditas para tener una semana más productiva y más positiva, en la que puedas sentirte mejor con tus logros y avances.

  1. Planifica cada jornada de una manera realista y asume el compromiso con lo planificado.

Al llegar la tarde, haz una lista de tareas prioritarias que atenderás al día siguiente y que, considerando el tiempo disponible, puedan lograrse. Haciendo esa previsión no habrá sorpresas en cuanto a compromisos agendados, tales como reuniones o fechas límites de entrega. Por otra parte, al acostumbrándote a planificar en pequeño, esto de a poco se volverá un hábito y luego ya podrás ampliar el plazo, al prever de antemano las actividades de una semana o inclusive las de un mes.

  1. Enfoca en las prioridades, sin que las urgencias o incendios terminen haciendo cenizas tus actividades planificadas.

El paso anterior no tendría sentido, si -con la planificación realizada- comenzaras el día haciendo algo distinto a lo previsto. La planificación tiene resultados, si logra materializar lo agendado. Esto no significa que debes dejar de atender el interno o evitar de abrir el correo, sino implica el cumplimiento puntual de las tareas y requiere darle un tiempo adecuado para cada gestión.

  1. Huye de las distracciones… Resiste, ¡no caigas en la tentación!

En relación al paso anterior, el énfasis en las prioridades se hace posible de evitarse las distracciones, como por ejemplo prestar atención a algún colaborador que es muy comunicativo y que propaga noticias negativas por los pasillos, de las que solamente te bajonean y te detendrán de tu meta. ¿Otras distracciones a evitar? Estar pendiente de lo que tus grupos comparten en el WhatsApp y de cada mensaje que ingresa a tu bandeja de entrada del correo electrónico, a menos que el tipo de funciones que realizas lo exija.

  1. Organiza tu correo y aplica buenas prácticas en cuanto a su uso.

Hablando del correo, es un hecho cada vez más frecuente que las personas no pueden ya manejar el volumen de mensajes que reciben en el email. Entonces comienzan a ignorar no solamente todo mensaje desconocido, sino frecuentemente tampoco leen los que hacen a sus gestiones diarias. Una práctica importante consiste en organizar, mediante el uso de reglas, el ingreso de los mensajes a determinadas carpetas, con el fin de tener una mejor organización. Por otra, tener horarios de lectura rápida del contenido de los mensajes organizados en las mencionadas carpetas, por ejemplo, al comenzar el día, a media mañana, luego del almuerzo y antes de finalizar la tarde, respondiendo siempre a los más urgentes; de esta manera tendrás a la vez espacios para avanzar con las actividades que planificaste.

  1. Limita las reuniones a las que son necesarias y sigue un temario.

Hay personas que todo el día están de reunión. Recuerda que las reuniones sirven para consensuar puntos y analizarlas en forma conjunta. Sin embargo, si vives de reunión en reunión, difícilmente materializarás tus acciones, porque te faltará tiempo para la realización. Piensa si una reunión interna es necesaria y, de ser así, remite a los participantes de antemano los puntos a tratar y la duración prevista. Cuando esté en marcha la reunión, haz uso de tus habilidades de moderador, para reencausar sesiones que se están yendo por las ramas. Recuerda que una reunión no es una sesión de desahogo, sino un encuentro profesional para resolver cuestiones puntuales.

Bien… las ayuditas mencionadas son apenas para comenzar a ser artífices de nuestros resultados. Si las vuelves un hábito, pronto te sentirás más a gusto y más satisfecho/a con lo que vas logrando. Esto te predispondrá además favorablemente para seguir construyendo en lo que hace a tu desarrollo personal y te permitirá hacer uso de herramientas ya de un nivel más avanzado, que permiten alinear la productividad con un nivel de calidad de vida más gratificante… ¡lo cual será un apasionante tema para un siguiente post!

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